Extraction de bons de livraison

Un bon de livraison (aussi appelé bordereau de livraison ou packing list) est le document émis par l'entrepôt d'un fournisseur au moment où la marchandise part vers un client, confirmant ce qui a été expédié, en quelle quantité et à quelle date. Il passe entre les mains du personnel d'entrepôt, des coordinateurs logistiques et des agents de réception côté acheteur, généralement au moment précis où ils sont le plus occupés : pendant le déchargement. Les équipes finance et achats l'utilisent ensuite en aval pour le rapprocher des bons de commande et des factures. L'extraction automatisée transforme une pile de ces documents en données structurées dès l'arrivée de la marchandise, si bien que les écarts apparaissent avant le paiement plutôt que lors d'un audit de fin de mois.

Champs à extraire

Pourquoi ce document est difficile à traiter

Le bon de livraison est le document le moins standardisé de la chaîne logistique. Chaque fournisseur imprime son propre modèle, et beaucoup utilisent encore des liasses autocopiantes remplies à la main sur le quai de chargement, dans une lumière médiocre, avec un stylo qui manque d'encre. Les quantités sont parfois corrigées à la main après coup, avec une rature et une initiale à côté. C'est exactement le type de modification qu'un système basé sur des modèles fixes ne détecte jamais.

Les bons de livraison sur plusieurs pages sont fréquents lorsqu'une commande comporte de nombreuses lignes d'articles, et la page 2 ne reprend presque jamais les informations d'en-tête de la page 1, ce qui fait qu'un système extrayant page par page perd le contexte. Certains fournisseurs émettent leurs bons dans la langue locale de leur entrepôt, pas dans celle de l'acheteur, ce qui devient un problème dès qu'une entreprise s'approvisionne auprès de plusieurs pays.

Il existe aussi une dimension de rapprochement que les autres documents n'ont pas dans la même mesure : un bon de livraison n'a de sens que comparé à un bon de commande, puis, plus tard, à une facture. Les écarts de quantité, les livraisons partielles et les reliquats sont la norme, pas l'exception, et un système qui extrait des champs sans comprendre la logique du rapprochement à trois ne fait que la moitié du travail. Les réclamations pour dommage et les notes d'écart sont souvent griffonnées dans une marge, et un OCR classique les rate facilement. Pour bien les traiter, il faut lire la page entière comme un document, pas comme une grille de texte.

Comment Sygnet le traite

Sygnet commence par classifier le fichier entrant comme bon de livraison, en le distinguant des factures, bons de commande et reçus qui arrivent souvent dans la même boîte de réception. Il déduit ensuite le schéma du document plutôt que de s'appuyer sur un modèle fixe, ce qui compte beaucoup étant donné la diversité des mises en page de bons de livraison d'un fournisseur à l'autre. Chaque champ extrait porte un score de confiance, et chaque valeur est reliée à son emplacement exact sur la page grâce à une traçabilité au niveau du champ, ce qui permet à un relecteur de vérifier une quantité par rapport au scan original en un clic.

Des règles de validation s'exécutent automatiquement : quantité commandée contre quantité livrée, cohérence des dates, clés de contrôle de l'identifiant fournisseur, et vérifications croisées avec le bon de commande ou la facture déjà présents dans le système. Les corrections manuscrites et les notes de dommage sont signalées plutôt qu'acceptées ou ignorées silencieusement. Seuls les champs situés sous un certain seuil de confiance, ou ceux qui échouent à une règle de validation, sont envoyés à un relecteur humain ; tout le reste passe directement en sortie structurée au format JSON, prêt pour l'ERP ou le WMS. Ce routage sélectif fait toute la différence entre un système qui aide réellement et un système qui se contente d'ajouter une nouvelle file d'attente. Pour une comparaison plus large des approches d'extraction, voir OCR vs VLM.

Règles de validation à appliquer

• La quantité livrée ne devrait jamais dépasser la quantité commandée sans un signalement explicite de reliquat ou de surlivraison
• La date de livraison doit être postérieure à la date du bon de commande et antérieure à la date de la facture associée
• L'identifiant fournisseur (SIREN/SIRET) doit passer sa clé de contrôle et correspondre à un fournisseur enregistré
• Les SKU des lignes d'articles doivent exister dans le catalogue produit, pas seulement ressembler à un format valide
• La somme des quantités par ligne doit correspondre au total de colis ou de palettes indiqué, lorsque les deux sont présents
• La présence de la signature ou du cachet doit être vérifiée visuellement, pas supposée à partir d'un champ de modèle
• Les numéros de lot doivent suivre la convention de numérotation connue du fournisseur, avec signalement en cas d'anomalie
• Les notes d'écart ou de dommage doivent déclencher une mise en attente de la facture correspondante jusqu'à résolution

FAQ

Sygnet peut-il rapprocher automatiquement les bons de livraison des bons de commande ?

Oui. Une fois le bon de livraison extrait, Sygnet recherche le numéro de bon de commande référencé et compare les lignes d'articles, les quantités et les dates. Les écarts (livraisons incomplètes, articles supplémentaires, site erroné) sont signalés avant que la facture ne soit approuvée pour paiement, ce qui referme la boucle que le rapprochement à trois est censé garantir.

Que se passe-t-il quand un bon de livraison est manuscrit ou mal scanné ?

Sygnet utilise une approche multimodale plutôt que de s'appuyer uniquement sur l'extraction de texte par OCR, ce qui aide face à l'écriture manuscrite, aux ratures et aux scans de mauvaise qualité. Les champs à faible confiance sont transmis à un relecteur humain avec leur emplacement exact sur la page, plutôt que d'être deviné silencieusement. Voir OCR vs VLM pour le raisonnement sous-jacent.

Cela remplace-t-il notre système WMS ou ERP ?

Non. Sygnet extrait et valide les données, puis les livre sous forme de sortie structurée dans le système qui gère déjà vos stocks et vos données financières. C'est une couche qui supprime la ressaisie manuelle et le travail de rapprochement, pas un remplacement des systèmes qui font tourner votre entrepôt ou votre comptabilité.